Mobility nimmt eine immer größere Rolle in unserem Leben ein. Immer mehr Zeit verbringen wir vor Smartphone, Tablet und Co. Doch auch intelligente Maschinen, kurz M2M, sind im Kommen. So lassen sich zum Beispiel Heizung, Kühlschrank und Beleuchtung ganz bequem unterwegs per App steuern. Diese Liste ist schier endlos, und auch im Unternehmenskontext spielt Mobility eine immer größer werdende Rolle. Das dies sowohl Chancen als auch Gefahren mit sich bringt soll im Folgenden diskutiert werden.
Um heutzutage wettbewerbsfähig zu bleiben, ist Enterprise Mobility ein Muss für jedes Unternehmen. Im Winter 1971 wurde die weltweit erste E‑Mail verschickt(1) und gut 40 Jahre später ist sie aus dem Alltag kleiner Unternehmen sowie großer Konzerne nicht mehr wegzudenken. Das Verschicken von Nachrichten via Internet erlaubt es Mitarbeitern, untereinander schnell und einfach zu kommunizieren. Das spart Zeit ein und ist vor allem eins: effektiv. Doch das Versenden von E‑Mails erleichtert nicht nur die interne Kommunikation, auch die Beziehungen zu nationalen und internationalen Geschäftspartnern und Kunden kann so ohne großen Arbeitsaufwand aufrechterhalten und gepflegt werden. Besonders die Korrespondenz zwischen Unternehmen, deren Standorte sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, wird so deutlich vereinfacht.
Zusätzlich zu zur E‑Mail gibt es noch weitaus mehr Möglichkeiten, die Enterprise Mobility mit sich bringt. So dient das sogenannte Intranet, ein organisationsinternes Unternehmensnetzwerk(2) dazu, die interne Unternehmenskommunikation zu optimieren. Über das Intranet haben Mitarbeiter Zugang zu Neuigkeiten, Telefonlisten, Kantinenspeiseplan, Strategien, Kalendern und können Räume für Meetings oder Geschäftswagen für Außeneinsätze reservieren. Durch das Intranet haben Mitarbeiter also die Möglichkeit, ohne großen Aufwand genau auf die Informationen zuzugreifen, die sie gerade benötigen. Für die Führungsebene hingegen erweist sich das Intranet als ein überaus praktisches Netzwerk, mit dem sich Mitarbeiter auch an verschiedensten Standorten kollektiv erreichen lassen.
Das Ausstatten von Mitarbeitern mit Smartphones und Tablets bringt zusätzlich viele Vorteile mit sich. Diese können auch unterwegs genutzt werden um E‑Mails zu beantworten und Anrufe entgegen zu nehmen. Auch auf Geschäftsreisen hat der Vorgesetzte so die Möglichkeit, seine Mitarbeiter zu erreichen und einen Einblick in die Geschehnisse vor Ort zu erhalten. So kann er seine Mitarbeiter unterstützen, ist auf dem neusten Stand und kann bei Bedarf eingreifen. Die sogenannte Videotelefonie über Anbieter wie Skype und Facetime schafft zusätzlich viele Vorteile für Unternehmen. In vielen Unternehmen werden Bewerbungsgespräche heutzutage zum Beispiel oft über Skype durchgeführt. Das ist vor allem praktisch, wenn sich Bewerber und Arbeitgeber nicht in dem selben Land aufhalten. So kann eine lange und kostspielige Anreise vermieden werden und der Arbeitgeber hat trotz allem die Chance sich, anders als beim Telefon-Interview, ein persönliches Bild vom Bewerber zu machen.
Social Media á la Twitter, Instagram und Facebook bietet Unternehmen zusätzlich neue Möglichkeiten im Bereich des Marketings. Posts auf diesen sozialen Netzwerken werden gezielt genutzt, um neue Kundengruppen zu erreichen und Produkte zu bewerben. Der Kundenservice von dem Online Warenhaus Asos zum Beispiel agiert hauptsächlich über Facebook. Bei Beschwerden oder Fragen kann der Kunde eine Nachricht an den Kundendienst auf Facebook schicken und erhält innerhalb weniger Minuten eine Antwort. Auch das Schalten von Werbung in sozialen Netzwerken erzielt mittlerweile fast dieselben Effekte wie das Ausstrahlen von Werbespots im TV. Des Weiteren können Unternehmen die Chance nutzen und ihre eigene App auf den Markt bringen. Dies schafft einen neuen Verkaufskanal der sich gerade bei der Generation Smartphone als äußerst lukrativ erweist.
Wie sehr sich Unternehmensprozesse durch Mobility vereinfachen lassen, zeigt sich auch anhand von intelligenten Bestellsystemen. Diese Systeme erfassen in der Industrie die Menge der vorhandenen Güter und bestellen diese bei Erreichen eines Mindestbestandes wieder nach(3). Das verringert den Arbeitsaufwand für viele Unternehmen deutlich und stellt sicher, dass die Produktion nie auf Grund von nicht bestellten Ressourcen angehalten werden muss.
Doch so schön dies auch alles klingt, man muss sich bewusst sein: Enterprise Mobility birgt auch viele Gefahren und lässt Unternehmen dadurch angreifbarer werden. So werden zum Beispiel immer mehr Unternehmen Opfer von Wirtschaftsspionage. Denn wenn mit den Möglichkeiten, die Mobility Unternehmen bietet, nicht verantwortungsbewusst umgegangen wird, lassen sich vertrauliche Informationen und Daten von geübten Hackern ganz leicht ausspionieren. Vor allem deutsche mittelständische Unternehmen seien laut BND-Chef Gerhard Schindler äußerst beliebt bei Spionen. Es gäbe sogar einen eigenen Weltmarkt auf dem die Daten deutscher Unternehmen gehandelt würden(4). Wenn ein Unternehmen Opfer von Wirtschaftsspionage wird kann das je nach Ausmaß schwerwiegende Folgen bis hin zum Ruin mit sich bringen.
Auch im Umgang mit vertraulichen Daten von Mitarbeitern oder Kunden müssen Unternehmen besonders vorsichtig sein, da diese gerne von Hackern angegriffen werden. Doch können auf ein Unternehmen auch schwere Strafen zukommen, wenn dieses sich ganz gleich ob bewusst oder unbewusst nicht an das Bundesdatenschutz hält. Um einen unsachgemäßen Umgang mit vertraulichen Daten zu verhindern müssen deswegen immer mehr Mitarbeiter nach Arbeitsantritt spezielle Datenschutzschulungen besuchen. Des weiteren verfügen viele Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten dessen Aufgabe es ist, den ordnungsgemäßen Umgang der Hard- und Software mit deren Hilfe Daten verarbeitet werden zu kontrollieren(5).
Auch Social Engineering wird immer mehr zum Problem für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Social Engineering bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der die Schwachstelle Mensch von Angreifern ausgenutzt wird, um an sensible Informationen zu gelangen(6). So kann es zum Beispiel vorkommen, dass ein unachtsamer Mitarbeiter sein betriebliches Smartphone zum Telefonieren an eine Person weitergibt, die innerhalb weniger Sekunden unbeobachtet eine Spy Software oder schädliche Viren auf das Smartphone lädt. Da solche Angriffe mittlerweile zur Norm gehören, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter über die Gefahr Social Engineering aufklären und dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter sich an bestimmte Sicherheitsrichtlinien halten.
Wenn Mitarbeiter betriebliche Smartphones und Tablets trotz Verbot auch für private Zwecke verwenden, kann dies zur Gefahr für das Unternehmen werden. Denn besonders das Surfen auf sozialen Plattformen wie Facebook kann schnell zum Verhängnis werden, da gefährliche Viren hier stark verbreitet sind. Aus diesem Grund verwenden immer mehr Unternehmen sogenannte Enterprise App Stores, die auf betrieblichen Smartphones installiert werden und den Mitarbeitern nur eine bestimmte Anzahl an vorher genauestens geprüften Apps zum Download zur Verfügung stellen. So wird verhindert, dass der Mitarbeiter sich mit dem betrieblichen Smartphone Apps herunterlädt, die für das Unternehmen später großen Schaden bedeuten können.
Doch auch die Kommunikation über Smartphone und E‑Mail kann zur Gefahr werden, da das Abhören von Telefonaten und Nachrichten mittlerweile für Hacker keine große Herausforderung mehr darstellt. Wenn wichtige Informationen aus Bequemlichkeit oder Unwissen nicht verschlüsselt werden kann ein immenser Schaden für das Unternehmen entstehen. Denn eines sollte mittlerweile klar geworden sein: Mobility lässt Unternehmen gerade da angreifbarer werden wo es sie am meisten trifft, nämlich in Bezug auf sensible Daten und Informationen.
Mit Mobility verhält es sich also im Unternehmenskontext ähnlich wie im privaten Bereich. Unternehmen können von den Möglichkeiten, die Mobility mit sich bringt, enorm profitieren und Unternehmensprozesse stark vereinfachen. Doch hier kommt das große aber: Wenn Vorgesetzte ihre Mitarbeiter nicht mit dem ordnungsgemäßen Umgang von Daten und mobilen Endgeräten vertraut machen und nicht bereit dazu sind Zeit und Geld in die IT-Sicherheit ihres Unternehmens zu investieren, kann Mobility deutlich mehr Schaden als Nutzen bringen.
Diese Arbeit wurde im Rahmen des BOK-Kurses “Smart Business – Grundlagen mobiler Kommunikation im beruflichen Umfeld“ von Studierenden an der Universität Freiburg erstellt.
Quellen:
[1] Es war einmal… die erste E‑Mail (Stern Online Zugriff am 21.11.2015)
[2] Gabler Wirtschaftslexikon: Intranet (Zugriff am 21.11.2015)
[3] Auswirkungen von Industrie 4.0 auf die Logistikbranche (Winf Wiki Zugriff am 21.11.2015)
[4] „Der Faktor Mensch bleibt das höchste Risiko” (Süddeutsche Zeitung Zugriff am 21.11.2015)
[5] Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen (Handelskammer Hamburg Zugriff am 21.11.2015)
[6] Social Engineering-Definition (Searchsecurity.de Zugriff am 21.11.2015)
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